Pourquoi j’aime faire la coordination du jour j

Ce service d’acolyte à l’organisation du mariage est devenu un incontournable pour les couples qui organisent tout de A à…X

Wedding planner portant la traine de la mariée, pour ne pas la salir dans la poussière du desert.
Les deux font la même pose face à l'objectif.
Crédit:Diane BARBIER

Coordination

Ma vision de la coordination du jour J est héritée de la tradition anglo-saxonne: « Month Of » wedding coordinator*.
* Je prends en charge la coordination durant le mois précédent, et pas seulement le jour J.

C’est un exercice que j’aime beaucoup car les marié·e·s mettent beaucoup d’énergie dans leurs préparatifs de mariage, et j’aime bien être la petite main discrète qui va exécuter et mettre en place tout ce qui a été préparé pendant de longs mois.

Comment

Un rendez-vous dans un chouette endroit (ou une visioconférence) avec les deux futur·e·s marié·e·s. Afin de bien comprendre les attentes des deux.

(Ensuite, c’est okay de poursuivre la communication avec la personne la plus impliquée dans les préparatifs.)

Lieu de rendez-vous avec les futurs mariés: le Sport Hôtel Resort & Spa, Soldeu, Andorre.
Crédit: Feeligrans
disposition type du menu de mariage. A gauche de l'assiette, sous le marque-place.
Credit: Diane Barbier

On met en place:


– le planning
– le retro planning

On fait le point sur:


– ce qui reste à faire et dans quel ordre
– les dernières dépenses

On fige:


– les réponses des invité·e·s
– la disposition des décorations, des tables, du guest book…

Je vais:


– contacter l’ensemble des prestataires pour faire le point.
– confirmer les infos sur leurs contrats (horaires, limites de prestations, besoins en équipement et matériel…)
– effectuer une visite technique sur le lieu du mariage avec au moins le/la maître·sse d’hôtel du traiteur et au mieux tous les postes opérationnels.
– mettre au clair avec les témoins et la team d’honneur qui fait quoi, et à quel moment.
– coordonner ces informations avec les DJ /traiteur/ photographe/ vidéaste…
– mettre en place et diffuser le planning à l’ensemble des intervenant·e·s. (en veillant à masquer les surprises aux concerné·e·s)

Le dernier mois, on effectue un appel téléphonique ou une visioconférence chaque semaine pour échanger sur les derniers préparatifs et s’assurer que tout se déroule comme prévu.

Le reste du temps, je suis entièrement disponible via mail/ WhatsApp/ Signal…

Le Jour-J

La wedding planner s'habille en noir et or, conformément aux couleurs de son identité visuelle.
Je m’habille toujours en noir, sauf demande ou thème particulier

Gestion & Organisation:


– de l’arrivée des prestataires et leur installation dans leurs zones respectives
– du petit moment cool des marié·e·s avec leurs teams d’honneur.
– de la disposition de la décoration, des scénographies et des « flatlays* ». *photographies à plat
– des différents détails à mettre en place: le guestbook, les cadeaux invités, l’urne, le photobooth….
– des souhaits des marié·e·s dans le moindre détail (je souhaite que ma maman soit près de moi lors des préparatifs, je souhaite donner tel cadeau à mon témoin, je souhaiterais qu’Untel·le ne vienne pas me voir avant telle heure…)

La wedding planner ajuste le bouquet de la mariée pendant que celle-ci se fait maquiller.
Credit: Alexandre Bienfait

En bonus, pendant les préparatifs

– je prends quelques photos chouettes privées des moments magiques lors des préparatifs
– je fais une petite méditation guidée type sophrologie avec les marié·e·s si sensibles à ça.
Sinon ma foi, j’offre un petit verre de quelque chose ou du chocolat ! Chacun son truc.

Contrôle:


– de la bonne marche des éléments techniques
– du fonctionnement des appareils électriques
– de la bonne disposition des chaises de la cérémonie, et aussi de tous les éléments de la salle prévue pour le repas.

Ensuite


Coordination:


– First look
– Cérémonie symbolique: entrée des invité·e·s, des marié·e·s, musique, discours, sortie
– Lancement du cocktail
– Photographies diverses
– Animations diverses
– Début du repas

Je m’éclipse après avoir revu les derniers points de détail avec les DJ/ traiteur/ photographe / vidéaste/témoins…
(Mon horaire de départ est défini, en amont, selon ce qui est prévu comme animations/ détails particuliers)

Quelques jours plus tard on se fait un petit debriefing car j’adore recueillir vos impressions à chaud alors que vous êtes encore sur votre nuage.


Et je vous remets mes petites photos, avant tout le monde.

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